Informatiebeveiliging en privacy

De gemeente wil een betrouwbare partner zijn voor inwoners en bedrijven. Wij gaan daarom zorgvuldig om met gegevens van inwoners en organisaties. We blijven er alert op dat we de juiste gegevens gebruiken en niet meer dan nodig. Deze gegevens beveiligen we goed. We houden hierbij de actuele ontwikkelingen in het oog. Ook informeren we inwoners en organisaties over wat we met hun gegevens doen.

Vanaf 2020 werken we niet meer met de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), maar vormt de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Overheid (BIO) het nieuwe landelijke kader. Deze vernieuwde veiligheidseisen zijn gelijk voor alle Nederlandse overheidsorganisaties. Zo is de beveiliging eenvoudiger te regelen bij samenwerking tussen verschillende overheidslagen. Via de landelijke ENSIA methodiek leggen we jaarlijks verantwoording af over informatiebeveiliging, ook dit gebeurt vanaf 2020 op basis van de BIO.

Informatiebeveiliging en privacy raken alle medewerkers en alle werkprocessen. Interne bewustwording blijft daarom een actueel onderwerp waar we veel aandacht aan besteden. Zodat in Berg en Dal elke medewerker weet hoe zorgvuldig en veilig om te gaan met informatie, ook wanneer er nieuwe ontwikkelingen zijn.

Informatiemanagement & Archief

Het team van DIV heeft een beleidsplan 2019-2021 opgesteld. In dit visie-document zetten we betrouwbare en beschikbare informatievoorziening centraal. De inwoner wordt steeds kritischer en wil 24/7 de informatie beschikbaar hebben. En de medewerker van de gemeente wil een laagdrempelig en toegankelijk archiefsysteem om in te werken. Onze missie: Met kennis van zaken en praktische inzet draagt team DIV zorg voor de borging van kennis en informatie binnen gemeente Berg en Dal. Wij zetten ons in voor de duurzame opslag en terugvindbaarheid van informatie. Zo maken we het mogelijk dat we ten alle tijden verantwoording kunnen afleggen.

Het contract met ons Document Management Systeem (DMS) gaan we aanpassen en verlengen. Komende jaren willen we een verbeterslag doorvoeren zodat Join  gebruiksvriendelijker en laagdrempeliger wordt. Er is training, instructie en vooral individuele uitleg nodig.

De gemeente heeft de ambitie volledig digitaal te gaan werken. Dit levert een besparing op doordat we archiefstukken digitaal mogen bewaren en we de papieren stukken mogen vernietigen. We hebben daardoor minder archiefcapaciteit nodig. Om te komen tot dit resultaat gaan wij in 2020 een project doorlopen. Hierbij is het van belang dat de hele organisatie meegenomen wordt en hier achter staat. Begeleiding door professionals is een voorwaarde en alle processen moeten worden doorlopen. Dit gebeurt in samenwerking met privacy en informatiebeveiliging.

In navolging op de bouwdossiers willen we in 2020 ook de gebruiksvergunningen gaan digitaliseren. Door deze stukken digitaal te maken en beschikbaar te stellen voor onze collega’s van de VRGZ en het ODRN zorgen we ervoor dat iedereen bij de dossiers kan die op dat moment nodig zijn.

In 2020 gaan we ervaren hoe vaak onze inwoners het erfgoednet Berg en Dal bezoeken. Het is een platform vol met historie voor en door de inwoners.

Gegevensbeheer

Medio 2020 ronden we het BAG/WOZ-project af. Dan hebben we de gebruiksoppervlakte van alle woningen binnen de gemeente opnieuw berekend. Dit hebben we uitgevoerd op basis van de in 2018 gewijzigde wetgeving voor de BAG. Munitax gebruikt deze gebruiksoppervlakte als basis voor de jaarlijkse herwaardering. Tot op heden berekende Munitax de waarde van een woning op basis van het aantal m3. Voordat bovengenoemd project is afgesloten maken wij met Munitax procesafspraken over hoe we om gaan met mutaties. De landelijke ontwikkeling om tot één “Objectenregistratie” te komen zal hierbij een belangrijke rol gaan spelen. De toekomstige “Objectenregistratie” is een soort van samenvoeging van de BAG, BGT en een groot gedeelte van de WOZ.

In 2020 kan er waarschijnlijk een geo-koppeling gelegd worden tussen de BGT en de BOR (beheerprogramma openbare ruimte). De ontwikkeling va deze koppeling heeft landelijk veel langer geduurd dan verwacht. Ook bestaat de mogelijkheid dat we de BOR op gaan nemen in onze toekomstige “Objectenregistratie”.

Om te voldoen aan landelijke regelgeving zullen wij vanaf 2020 jaarlijks een mutatiesignalering uit moeten voeren voor de BAG en de BGT. Het gaat hier om een nieuwe taak die toegevoegd wordt aan het werkpakket. Het eerste jaar zal een beeld moeten geven hoeveel werk dit met zich mee brengt. Om de financiële consequenties hiervan in zicht te brengen beginnen we in 2020 met het inventariseren binnen een klein gedeelte van de gemeente. Deze werkzaamheden staan als verplichting in de jaarlijkse ENSIA. In de ENSIA legt de gemeente verantwoordelijkheid af over de verrichte werkzaamheden aan het Ministerie van BZK.

De invoering en verdere ontwikkeling van de Omgevingswet heeft ook zijn uitwerking op de werkzaamheden van het cluster Gegevensbeheer. De impact hiervan gaan we komend jaar onderzoeken. Indien nodig passen wij werkprocessen hierop aan. Dit zal binnen de scope van het project Omgevingswet opgepakt worden.

Kaartviewer breiden we uit met taak specifieke onderdelen die een bepaalde doelgroep kan raadplegen. We werken aan verbeteringen voor het gebruik van CIR/COO, met name voor het onderdeel Sociaal Domein. Hiermee proberen wij bruikbare informatie beschikbaar en vooral makkelijk toegankelijk te maken voor de medewerker van de gemeente Berg en Dal